【新任管理者向け】管理者の引き継ぎ時に行うこと
クラウドサインの管理者権限をお持ちの方が退職や異動になった際に、どのような引き継ぎを行えばよいかをまとめました。
このページはこのような方におすすめ 💡
- 部署を異動することになり、クラウドサインの運用・窓口担当者を外れることになった
- 退職することになったが、後任者へのどのような引き継ぎを行えばいいか分からない
- 前任者が急に異動・退職してしまい、管理者権限のアカウントは付与されたが、何をすればいいか分からない
【目次】
必ず後任者へ管理者権限を付与する
チーム内に管理者がいない場合、様々な設定ができなくなります。そのため、必ず後任者に管理者権限を付与してください。
※チーム：有料状態の契約形態を指し、管理者とメンバーが所属しています。有料プラン1契約につき1チーム。
引き継ぎ作業
- 後任者のアカウントをチーム内に作る
- 後任者に管理権限を付与する
- チーム管理権限 / 書類管理権限 / 親展書類管理権限 / 監査ログなどを付与（赤太文字の権限は、最低でもチーム内に一人保持しているようにしてください）
クラウドサインの権限の詳細はこちらをご確認ください
有料プランでは、アカウント権限は、「管理者」と「メンバー」の2種類に分類されます。それぞれ付与された権限でできることが異なります。
クラウドサインでは、契約書の管理や閲覧範囲を権限によって行っているため、この設定が非常に重要です。権限の設定により見てはいけない人が書類を見れてしまう事故が起きてしまいますので、社内で権限レベルの管理を行うようにしましょう。
管理者
管理者とは、以下の最大5つの権限を付与されたメンバーのことです。
メンバー
書類の送受信者。自分が送受信した書類の閲覧や管理ができます。
| 権限名称 | 権限者ができること | 対象プラン | |
| 1 | チーム管理権限 | ・チーム設定（有料プラン1契約につき1チーム） ・チームメンバーの追加/削除・権限の設定 | 全プラン |
| 2 | 書類管理権限 | ・ チームで送受信した全ての書類（親展書類を除く）の管理・閲覧 ・書類インポート機能を使い、紙の契約書や他社サービスの書類を インポートし、一元管理する | 全プラン ※書類のインポート機能は、コーポレートプラン・ビジネスプランのみ |
| 3 | 親展書類管理権限 | チームで送受信した親展書類の閲覧・管理 | ビジネスプラン ※親展書類の受信は全プランで可能 |
| 4 | 承認権限 | 送信フローに含めないと送信できないよう制限する本機能を利用することでアカウントを保持しているメンバーが自由に契約書を送信、締結してしまうことを防ぎます | ビジネスプラン |
| 5 | 監査ログ閲覧権限 | 監査ログの出力 | コーポレートプラン・ビジネスプラン |
※エンタープライズプランは別の権限があります。詳しくは担当者にお問い合わせください。
- 引き継ぎを行ったアカウントの処理
- 後任者にアカウントと権限の付与を行ったあとは、退職者アカウントをどうするか、社内で検討し、適切な処理を行いましょう。
- 削除されたメンバーの書類は、チームに紐づきます。管理書類のなかに保管されるため、書類権限管理をお持ちのかたが管理できるようになります。
チーム内に管理者がいなくなった場合
過去に管理者権限を持っていったアカウントにログインできないかご確認ください。ログインできた場合、後任者にアカウントと権限の付与を行ってください。ログインができなった場合、お手数ですが、チャットサポートまでお問い合わせください。
新任管理者がクラウドサインを理解する
新任者が管理者ができること、クラウドサインの操作方法などをご存知ない場合、以下のサポートとページをご覧いただき、セミナーの受講をおすすめします。
🔰【初期設定ガイド】クラウドサインのはじめかたページ / 管理者向け
クラウドサインの基本情報や契約送信までの整理すべきこと、操作方法、社内推進のための理解しておきたいことを1ページのまとめました。
💻【初期設定セミナー】はじめてのクラウドサイン
はじめかたページを補足する内容で、実際の操作手順などをご覧いただけます。リアルタイム開催では質問などを行えます。
担当者変更の場合は弊社へご連絡ください
クラウドサインの窓口担当者に変更があった場合、弊社のCS担当者、もしくはチャットサポートまでご連絡ください。契約のご確認やサポートのご案内などを窓口担当者にはご連絡しております。
※管理者権限の引き継ぎのみでしたらご連絡は不要です。
またその他にも変更事項があれば、チャットサポートまでご連絡ください。
その他の変更事項の例
- 社名変更
- 請求書送付先の変更
- 口座振替の申し込み
ご要望やお困りごとはサポート窓口へ
クラウドサインの契約や操作方法、機能がわからない時や、新たに使い方を広げたいなどご要望がございましたら、以下のクラウドサインのサポートをご活用ください。
1. ヘルプセンター 全プラン対応
よくあるご質問や運用時の注意点、各種機能の説明などを、250本以上の記事にまとめています。キーワード検索から、知りたい内容をスムーズに見つけることができます。
2. チャットサポート 全プラン対応
クラウドサインのサービス内の右下に表示される青いアイコンをクリックすることで表示することができます。24時間365日対応のチャットBotが対応し、当てはまるものがなければ、有人対応へと切り替わります。
※有人対応：10:00〜18:00（平日）
3. 電話サポート コーポレート/ビジネス/エンタープライズ
電話サポートでは直接オペレータと会話しながら、質問や動作の確認ができます。クラウドサインにログインしていただき、右下のアイコンをクリックすると電話番号が表示されます。
※対応時間：10:00〜18:00（平日）