契約類型ごとのクラウドサインでの締結ポイント

 
クラウドサインでは、契約当事者の双方が捺印するタイプの契約書に限らず、注文書・請書等の一方の当事者から、相手方に対し一方的に交付される書類や、納品書・検収書・請求書・領収書等の書類など、様々なやりとりにご利用いただくことができます。
 
ここでは、クラウドサインで実際に利用されている契約類型の中から、8つの契約書の電子化へのメリットやクラウドサインで送る際のポイントをご紹介します。
 
【目次】
 
 

クラウドサインで実際に利用されている契約類型

 
まず最初に、クラウドサインで利用されている契約類型をご紹介します。
 
【実際に利用されている契約類型】
人事系雇用契約書/労働条件通知書/身元保証書/採用内定通知/ 入社誓約書(入社承諾書)
売買系物品売買契約書/土地売買契約書/建物売買契約書/不動産売買契約書
賃貸借系建物賃貸借契約書/土地賃貸借契約書/駐車場使用契約書/建物使用貸借契約書
営業・購買系取引基本契約書/サービス利用申込書/注文書/注文請書/請求書/領収書
金銭貸借系金銭消費貸借契約書/金銭借用書/債務承認弁済契約書/債権譲渡契約書
業務委託・請負系業務委託契約書/請負契約書/建設請負契約書/販売特約店契約書/代理店契約書/商品販売委託契約書/供給契約書/製造委託契約書
その他秘密保持契約書/機密保持契約書/株式譲渡契約/個人情報取扱同意書/契約変更合意書/契約解除通知書/遺産分割書/死因贈与契約書/著作権譲渡契約書/合併契約書/取締役会議事録
 
※長らく電子化が認められてこなかった不動産売買・賃貸借等に関する契約書や重要事項説明書についても、宅地建物取引業法・借地借家法等の改正により、2022年5月18日以降は電子契約による完全電子化が可能となりました。
 

参考)電子化に規制が残る契約類型

ごく一部の文書について、書面が必須、または電子化に相手の承諾や希望が必要となる類型が存在します。法律により書面化が必須の義務とされ、現時点では電子契約ができない契約書をリスト化すると、以下のとおりとなります。(2022年現在)
 
文書名根拠法令改正法施行予定
事業用定期借地契約借地借家法23条
企業担保権の設定又は変更を目的とする契約企業担保法3条
任意後見契約書任意後見契約に関する法律3条
 

相手方の承諾を得れば電子契約できる契約書

 
電子契約の利用は可能なものの、契約相手方の承諾・希望・請求が必要な契約書は以下となります
 
文書名根拠法令必要な手続き
事業者が交付する申込書面、契約書面、概要書面改正特商法第4条第2項、第13条第2項、第18条第2項、第20条第2項など承諾
建設工事の請負契約書建設業法19条3項、施行規則13条の2承諾
設計受託契約・工事監理受託契約の重要事項説明書建築士法24条の7第3項承諾
設計受託契約・工事監理受託契約成立後の契約等書面建築士法24条の8第2項承諾
下請事業者に対して交付する「給付の内容」等記載書面下請法3条2項承諾
定期建物賃貸借契約の際の説明書面借地借家法38条3項、同4項承諾
宅地建物の売買・交換の媒介契約書宅建業法34条2第11項、同12項承諾
宅地建物の売買・交換の代理契約書宅建業法34条3承諾
宅地建物の売買・交換・賃借の際の重要事項説明書宅建業法35条8項、同9項承諾
宅地建物取引業者の交付書面宅建業法37条4項、同5項承諾
不動産特定共同事業契約書面不動産特定共同事業法24条3項、25条3項承諾
投資信託契約約款投資信託及び投資法人に関する法律5条2項承諾
貸金業法の契約締結前交付書面貸金業法16条の2第4項承諾
貸金業法の生命保険契約等に係る同意前の交付書面貸金業法16条の3第2項承諾
貸金業法の契約締結時交付書面貸金業法17条7項承諾
貸金業法の受取証書貸金業法18条4項承諾
割賦販売法の契約等書面割賦販売法4条の2、割賦販売法35条の3の8・同条の3の9第1項、同3項承諾
旅行契約の説明書面旅行業法12条の4、12条の5、施行令1条等承諾
労働条件通知書面労働基準法15条1項、施行規則5条4項希望
派遣労働者への就業条件明示書面派遣法34条、施行規則26条1項2号希望
金銭支払の受取証書民法486条2項請求
 

契約類型の電子化への難易度

 
契約書の電子化のしやすさを難易度としてまとめました。どの契約類型をクラウドサインから送るか検討している方は、難易度が低いものから電子化することをおすすめします。
 
契約類型契約書を電子化する際の難易度
NDA(秘密保持契約)★☆☆☆☆
業務委託契約★★☆☆☆
注文書・注文請書(発注書・発注請書)★☆☆☆☆
人材紹介契約★★☆☆☆
雇用契約書(人事系全般)★★★☆☆
建設または工事の請負契約書★★☆☆☆
システム開発請負契約書★★☆☆☆
申込書★☆☆☆☆
 

クラウドサインの公式テンプレート

 
クラウドサインでは、利用頻度の高い契約書の公式テンプレートを提供しておりますので、契約書を作成する手間なくご利用いただけます。
 
【公式テンプレート一覧】 雇用契約書
検収書
売買契約書
秘密保持契約書
業務委託基本契約書
業務委託個別契約書
委任契約書
消費貸借契約書
解約合意書
発注書 兼 発注請書
 
公式テンプレートは、クラウドサインにログイン後、以下よりご確認いただけます。
 
 

契約類型ごとのクラウドサインでの締結ポイント

 
クラウドサインで利用されている契約類型のなかから、多く活用されているもの流れとポイントをご紹介します。
 

NDA(秘密保持契約)

 

NDAを電子化するメリット

 
NDAは、新規で取引を開始するときや業務提携にあたって技術情報等を開示するときなど、ビジネスの幅広い場面で締結します。NDAを電子契約で締結することで、締結が完了するまでのリードタイムを大幅に短縮でき、ビジネススピードが迅速化されます。また、印刷や郵送などの事務作業も不要になるため、業務の効率化に繋がります。
 

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • オリジナルテンプレート機能をご活用ください
    • NDAは、書面上に記載されている契約条文は都度変更せずに、共通の雛形書式をベースに企業名や日付など最低限の項目のみを都度追記して締結するケースがあります。そのようなケースが頻繁に発生する企業様であれば、クラウドサインの「オリジナルテンプレート機能」を利用し、NDAの雛形書式と承認者などの情報をクラウドサインに登録しておけば、都度契約書をアップロードしたり宛先を設定したりする作業工数を削減し、スムーズに締結することができます。
 
📌
オリジナルテンプレート機能 オリジナルでPDF ファイル・宛先・入力項目などを事前に登録しておき、書類送信時に何度でも呼び出して利用することができる機能です。同じフォーマットの契約書を大量に反復して締結する場合などに、送信作業を効率化することができます。 利用方法はこちらをご確認ください。
 
 
  • 契約期間や契約更新を書類情報項目に記載する
    • 契約期間やその自動更新の有無がNDA上で決まっている場合、クラウドサインの「書類情報」に項目で、これらの情報を記録しておくことができます。書類情報を入力しておけば、これらの情報項目を検索条件として指定して、クラウドサイン上で簡単に書類を見つけ出すことが可能になります。
    •  
       ▼書類情報項目
      📌
      書類情報
      契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。
      本機能を利用することで、書面上の契約締結日や契約期間、自動更新の有無、取引金額といった様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができるだけでなく、顧客管理番号や担当営業名など各社固有の項目も設定、管理が行えるため、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。 詳しくはこちらをご確認ください。
       
      また、上記の既存の書類情報に加えて、ユーザー独自の項目を作成できる「ユーザー定義の書類情報」もございます。
      📌
      AI契約書管理機能
      書情報をAIで自動で解析・入力し、効率的に契約書を管理することができる機能です。「NDA(秘密保持契約)」も対象となります。
       
      入力される項目など、詳しくはこちらをご確認ください。
       
    • この書類情報の【契約終了日】を設定した場合、契約更新に抜けがないように、契約終了の1ヶ月前にチームの書類管理者へメール通知することができます。これは管理者向けの「アラート機能」というものです。
      • 📌
        アラート機能(エンタープライズプラン以外)
        管理者、メンバーが「書類情報」にて「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した場合、自動で1ヶ月前にチームの「書類管理者」へメールにて通知をお届けいたします。
        また、「書類管理者」は手動でアラート通知の日にちのみ設定することや「解約通知期限」または「契約終了日」の◯日前に通知をするなど任意でアラート日を設定することも可能です。
         
        詳しくはこちらをご確認ください。
       
 
  • 契約書の後文を電子契約に対応させる
    • クラウドサインを利用して契約締結する際、契約書にの後文には、電子契約に対応した以下の文言の記載を推奨しています。
      • 「本契約の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、○○○および●●●が合意の後電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。」
       
 
参考
 
 

業務委託契約

 

電子化するメリット

 
 
 
  • ビジネススピードがアップする
    • 業務委託契約書の締結に時間がかかってしまうと、いつまでたっても業務が開始できません。契約内容に合意し、すぐに電子契約を行えば、最短で翌日から業務を依頼できるようになります。
    • 遠方に住んでいる方やすぐにオフィスに出社できない方にも、クラウドサイン上で簡単に締結することができます。リモートワークが進んでいるなかで、業務を発注しやすくなります。
 

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • 業務委託契約書以外の書類も同時送る
    • 業務委託契約を結ぶ際に、NDAなどを一緒に締結することが多いかと思います。クラウドサインでは、一度の送信で複数の契約書を送ることができます。まとめて送ることで、送信コストも1件200円で抑えることができ、両者の書類確認の負担を抑えることができます。
    • 📌
      PDFファイルを複数アップロードする方法 PDFファイルをアップロード後、アップロードされたPDFのプレビュー画面画面の横「+書類のアップロード(PDF形式ファイルのみ)」をクリックし、アップロードをしてください。アップロードするPDFファイルのすべてのファイルの合計の容量制限にご注意ください。 また受信側は全てのファイルを確認する際に、タブを切り替える必要があります。送信時にチェックボックスを全ての書類につけることで、受信者の確認漏れを防ぐことができます。 参考:フリーテキスト/押印/チェックボックスを設定する
       
  • 契約期間や契約更新を書類情報項目に記載する
    • 書類の検索性向上や管理のために、クラウドサインの書類情報項目に、契約情報を記入することができます。契約期間やその自動更新の有無がNDA上で決まっている場合、記載することをおすすめしています。
    •  
       ▼書類情報項目
      📌
      書類情報
      契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。
      本機能を利用することで、書面上の契約締結日や契約期間、自動更新の有無、取引金額といった様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができるだけでなく、顧客管理番号や担当営業名など各社固有の項目も設定、管理が行えるため、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。 詳しくはこちらをご確認ください。
       
      また、上記の既存の書類情報に加えて、ユーザー独自の項目を作成できる「ユーザー定義の書類情報」もございます。
      📌
      AI契約書管理機能
      書情報をAIで自動で解析・入力し、効率的に契約書を管理することができる機能です。「NDA(秘密保持契約)」も解析対象となります。
       
      入力される項目など、詳しくはこちらをご確認ください。
       
    • この書類情報の【契約終了日】を設定した場合、契約更新に抜けがないように、契約終了の1ヶ月前にチームの書類管理者へメール通知することができます。これは管理者向けの「アラート機能」というものです。
      • 📌
        アラート機能(エンタープライズプラン以外)
        管理者、メンバーが「書類情報」にて「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した場合、自動で1ヶ月前にチームの「書類管理者」へメールにて通知をお届けいたします。
        また、「書類管理者」は手動でアラート通知の日にちのみ設定することや「解約通知期限」または「契約終了日」の◯日前に通知をするなど任意でアラート日を設定することも可能です。
         
        詳しくはこちらをご確認ください。
 
  • カテゴリーを「ユーザー定義」項目に情報を追加する
    • 業務委託契約を多く締結している企業だと、契約書の管理・見直しなども煩雑になってくることでしょう。その時に独自の書類情報を入力できる「ユーザー定義」を設定し、そこに管理したい情報を入れることで、管理負担を軽減することができます。
      • 例)営業部門、企画部門、開発部門のそれぞれで業務委託を結んでいるため、ユーザー定義の必須項目に「部門」を作り、管轄部門を記載して、どの業務の契約書なのか管理しやすくする。
      •  
    • その他にも、書類情報の「管理番号」に稟議番号を入れる運用をすることで、クラウドサイン上で、採用の稟議決済の管理など行うことができます。
    •  
    • 項目の入力規則を決めておくと、検索性の向上や統一管理ができるため、社内で運用ルールを策定するとうよいでしょう。
 
📌
書類情報の「ユーザー定義」項目
契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。入力項目は、デフォルト項目である「書類情報」とカスタマイズできる「ユーザー定義」があります。本機能を利用することで、様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができ、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。
 
ユーザー定義の書類情報は「チーム管理者」のみが設定可能です。設定する際に、必須か任意の入力指定を行うことができます。
 
 
 
 
 
 

注文書・注文請書(発注書・発注請書)

 

電子化するメリット

  • 電子帳簿保存法への対応が可能
    • 注文書などの書類は国税関係書類の中でも取引関係書類に該当し、電子帳簿保存法の改正に伴い、電子データで発行または受領した注文書はデータのまま保存しなければなりません。クラウドサインで注文書・注文請書を取り交わすことで、電子帳簿保存法に対応することができます。
  • ビジネススピードの向上
    • 注文書・注文請書を電子化することで、スピーディーに契約を結ぶことができます。月末の発注で売上を計上する場合、ギリギリでも締結することができるでしょう。また、上司が出張でオフィスに不在でも、リモートで締結することができ、これもリードタイム短縮に繋がります。
 
  • 契約ステータスがわかりやすい
    • さまざまな取引先と注文書・注文請書を交わす場合、紙では、契約締結中なのか済なのかなどのステータス管理が大変です。電子化することで、取引先・注文ごとの契約状況が簡単に確認できるので、管理がとても楽になります。
    •  
  • コンプライアンスの遵守
    • 下請法の対象となる取引においては、発注書の発行が義務となります。電子系で締結をスムーズにすることで、コンプライアンスをより遵守しやすい環境を整えることができます。
 
 
参考
 

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • 注文書と注文請書をセットで送る
    • • 1つの送信で、注文書と注文請書の2つのファイルを添付で送ることで、送信の手間とコストが1度で済むことになります。書面の契約の場合に、注文書と注文請書をセットで郵送して取り交わしているケースにおいては、クラウドサインの場合も同様の運用を採択されるケースが多いです。また請求書も合わせて3セットで送ることもあります。
    •  
 
  • 書類情報項目に記載する取引金額の書き方に注意する
    • 書類の検索性向上や管理のために、クラウドサインの書類情報項目に、契約情報を記入することができます。その際に、取引金額の入力ルールを社内で決めておくとよいでしょう。
    • EX)総額 / 単価、税抜き / 税込み、など。
    •  
       ▼書類情報項目
      📌
      書類情報
      契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。
      本機能を利用することで、書面上の契約締結日や契約期間、自動更新の有無、取引金額といった様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができるだけでなく、顧客管理番号や担当営業名など各社固有の項目も設定、管理が行えるため、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。 詳しくはこちらをご確認ください。
       
      また、上記の既存の書類情報に加えて、ユーザー独自の項目を作成できる「ユーザー定義の書類情報」もございます。
       
       
 

人材紹介契約

 

電子化するメリット

 
  • ビジネススピードの向上
    • 人材紹介契約を締結しなければ、人材紹介企業は、求職者を企業に紹介することはできません。企業側がすぐに人材を採用したいときなどは、契約内容に問題がなければ、電子契約を利用することで、スピーディーに契約を結ぶことができます。
 
  • 定期更新が必要な契約管理が楽になる
    • 定期更新や自動更新が混在する場合、どのタイミングでどの契約書を巻き直す必要があるのか管理が煩雑で、毎回手間がかかっているという企業も多いかと思います。クラウドサインでは、契約管理も行えるため(詳しくは後述)、更新漏れを防ぐことができます。
 

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • アラート機能で契約書の期限管理を行う
    • クラウドサインで締結する際に、書類情報の【契約終了日】を設定すると、契約終了の1ヶ月前にチームの書類管理者へメール通知することができます。これは管理者向けの「アラート機能」というものです。
    •  
      📌
      書類情報
      契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。
      本機能を利用することで、書面上の契約締結日や契約期間、自動更新の有無、取引金額といった様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができるだけでなく、顧客管理番号や担当営業名など各社固有の項目も設定、管理が行えるため、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。 詳しくはこちらをご確認ください。
       
      また、上記の既存の書類情報に加えて、ユーザー独自の項目を作成できる「ユーザー定義の書類情報」もございます。
      📌
      アラート機能
      管理者、メンバーが「書類情報」にて「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した場合、自動で1ヶ月前にチームの「書類管理者」へメールにて通知をお届けいたします。
      また、「書類管理者」は手動でアラート通知の日にちのみ設定することや「解約通知期限」または「契約終了日」の◯日前に通知をするなど任意でアラート日を設定することも可能です。
       
      詳しくはこちらをご確認ください。
       
  • 顧客管理も同時におこなう
    • 既存の書類情報に加えて、ユーザー独自の項目を作成できる「ユーザー定義の書類情報」があります。そこに自社内の顧客管理番号やIDをいれておくことで、顧客ごとの契約状況などの把握ができるようになります。
      • 📌
        書類情報の「ユーザー定義」項目
        契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。入力項目は、デフォルト項目である「書類情報」とカスタマイズできる「ユーザー定義」があります。本機能を利用することで、様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができ、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。
         
        ユーザー定義の書類情報は「チーム管理者」のみが設定可能です。設定する際に、必須か任意の入力指定を行うことができます。
         
 
 
  • クラウドサイン Sales Automationを活用する
    • 「クラウドサイン Sales Automation」を導入することで、Salesforce上に保管されている情報から契約書を自動生成することができます。自社の帳票をそのまま利用できるので、契約者情報を細かく確認する手間が省くことができます。詳しくは以下のページをご確認ください。
    • 詳しくはこちら
 
 

雇用契約書(人事系全般)

 

電子化するメリット

 
  • 作業時間を短縮できる
    • 新入社員が多く入社する時期や派遣社員との契約更新作業など、多くの従業員とやりとりが発生する場合、電子化することで、契約作業の時間短縮になります。
  • 契約ステータスがわかりやすい
    • さまざまな従業員と契約を交わす場合、紙では、契約締結中なのか締結済なのかなどのステータス管理が大変です。電子化することで、契約状況が簡単に確認できるので、管理がとても楽になります。
  • 不備書類対応への工数削減
    • 紙だと捺印漏れや記入漏れが発生した場合に、相手へのやりとりが発生します。電子化することで、契約相手はクラウドサイン上で合意するのみの作業のため、不備書類対応の工数が大幅に削減できます。

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • クラウドサイン上の閲覧設計には注意
    • 雇用契約書は「秘匿性高い書類」となっています。そのため、取り扱いには注意が必要です。クラウドサインは、書類管理者から自社で送信したものだけでなく、受信したものも含めて、全ての書類(親展書類を除く)の閲覧が可能となっており、送受信書類がメールアドレスに紐づいています。
    • 人事書類は、秘匿性の高い書類であり尚且つ被雇用者が入社前・退職後に確認することがあるという性質上、プライベートアドレス宛への送付を強く推奨しています。
💡
秘匿性の高い書類とは
雇用契約書、労働条件通知書、金銭消費貸借契約書、取締役会議事録、株主総会議事録などの、取引金額や個人情報等が含まれている契約書類となります。
 
 
 
  • オリジナルテンプレート機能の活用
    • 予め設定した内容を呼び出して入力する送信方法です。被雇用者のメールアドレスを 加えるだけで送信できるため、繰り返し作業を省くことができます。被雇用者へ送信 したい内容に応じて、都度、PDFファイルの追加・差し替えを行うことも可能です。
    •  
      📌
      オリジナルテンプレート機能 オリジナルでPDF ファイル・宛先・入力項目などを事前に登録しておき、書類送信時に何度でも呼び出して利用することができる機能です。同じフォーマットの契約書を大量に反復して締結する場合などに、送信作業を効率化することができます。 利用方法はこちらをご確認ください。
 
  • 一括送信機能を活用する 予め設定したPDFファイルへ、被雇用者毎に異なる情報をCSVデータで読み込む送信方法です。1名分の書類も数百名分の書類も、クラウドサイン上にてワンクリックで一括送信できます。
    •  
      📌
      一括送信機能
      クラウドサインにアップロードしたPDFファイルを元に、複数の書類を一括で作成、さらに作成した書類を一括で送信することが可能です。フォーマットは同じだが、記載内容を個別に変更して100人に送信したい場合などにご利用いただけます。 利用方法はこちらをご確認ください。
 
 

建設または工事の請負契約書

 
 

電子化するメリット

  • 印紙代の削減
    • 印紙代は請負契約書における契約金額によって決まります。電子契約は印紙税が不要となるので、紙で締結している企業にとっては、コスト削減に大きく貢献が可能です。
  • ビジネススピードの向上
    • 修繕工事などの際は、早く工事に取り掛かりたいものです。電子契約の場合、すぐに締結ができるので、請負がスムーズに進みます。
  • 保管・管理が楽になる
    • 電子化することで、契約書の紛失リスクを軽減することができます。また、クラウドサイン上に契約書が格納されるため、保管・管理が楽になります。工務店や一人親方など事務員がいない請負企業の場合、事務コストも削減できます。
  • コンプライアンスの遵守
    • 紙での締結だと、契約書を送り直してもらったかが不明瞭になる場合があります。クラウドサインでは、契約ステータスを確認できるので、コンプライアンスをより遵守しやすい環境を整えることができます。
    •  
       

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意

 
 
  • 図面などを契約書と同時にクラウドサインから送る
    • 参考書類として図面など相手に送ることがあるかと思います。その際にクラウドサインから契約書を締結する際に、クラウドサインから送ることができます。
 
  • 第三者機関に参考書類に利用する際は、契約書の書面上に締結日付に注意する
    • 例えば、補助金の申請時など、請負書の提出が必要となり、なおかつその募集期間が定められている場合においては、契約書の書面上に記載されている締結日が手続き上で重視されることもあります。受付窓口によっては、書面上に締結日の記載がないことで申請がスムーズに進まなくなるケースもありますので、記載しておいていただくことを推奨いたします。

システム開発請負契約書

 

電子化するメリット

 
  • 印紙代の削減
    • 印紙代は請負契約書における契約金額によって決められます。電子契約は印紙税が不要となるので、紙で締結している企業にとっては、コスト削減に大きく貢献できます。
  • ビジネススピードの向上
    • 電子契約を行い、契約締結をスピーディーにすすめることで、急ぎの開発案件では作業着手が早くなり、また売上を早めにたてることができます。
 

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • NDAや検収書も送ることができる
    • 契約を結ぶ際に、NDAなどを一緒に締結することが多いかと思います。クラウドサインでは、一度の送信で複数の契約書を送ることができます。まとめて送ることで、送信コストも1件200円で抑えることができ、両者の書類確認の負担を抑えることができます。
    • また同様に、検収書も送ることが可能です。
    • 📌
      PDFファイルを複数アップロードする方法 PDFファイルをアップロード後、アップロードされたPDFのプレビュー画面画面の横「+書類のアップロード(PDF形式ファイルのみ)」をクリックし、アップロードをしてください。アップロードするPDFファイルのすべてのファイルの合計の容量制限にご注意ください。 また受信側は全てのファイルを確認する際に、タブを切り替える必要があります。送信時にチェックボックスを全ての書類につけることで、受信者の確認漏れを防ぐことができます。 参考:フリーテキスト/押印/チェックボックスを設定する
  • 下請法が適応となる場合があるので注意
    • クライアントから依頼された元請け企業が、下請け企業とシステム開発請負契約書を締結する場合、下請法が適応となります。
    • 下請法が関わる取引は事前承諾を取ろう
      • 下請法の3条の条文によると、「下請事業者との間で、請負契約の受発注を電磁的に行うことについて事前に承諾を得ておく必要がある」ことが規定されています。そのため、下請法が関わる取引をクラウドサインで行う際に、事前承諾を取る必要があります。また、この事前承諾もクラウドサイン上で締結することが可能です。詳しくは以下の記事をご確認ください。
      • クラウドサインでは、下請法事前承諾書サンプルもご用意しております。
        •  
       
 
 

申込書

 

電子化するメリット

 
  • 保管・管理が楽になる
    • 電子化することで、申込書の紛失リスクを軽減することができます。また、クラウドサイン上に申込書が格納されるため、確認したい申込書を探す手間が省けるなど、保管・管理が楽になります。
 

クラウドサインでの締結する際のポイントや注意点

 
  • 書類情報を入れる
    • クラウドサインで締結する際に、書類情報の契約日や管理番号、書類情報の取引先名に、顧客名を必ずいれるなど、運用ルールを社内で決めておくと、さらなる検索性の向上が期待できます。
 
📌
書類情報
契約書の管理にまつわる様々な書類情報をクラウドサイン上で入力、管理が可能です。
本機能を利用することで、書面上の契約締結日や契約期間、自動更新の有無、取引金額といった様々な情報をクラウドサインで一元的に管理ができるだけでなく、顧客管理番号や担当営業名など各社固有の項目も設定、管理が行えるため、従来のエクセルなどを利用した契約管理が不要となります。 詳しくはこちらをご確認ください。
 
また、上記の既存の書類情報に加えて、ユーザー独自の項目を作成できる「ユーザー定義の書類情報」もございます。
 
  • クラウドサイン NOWでさらなる効率化が可能
    • タブレットで入力した契約・申込情報を自動で転記できる、対面契約に特化したサービス「クラウドサイン NOW」もご用意しております。
    • 詳しくはこちらをご確認ください。
    •  
    • クラウドサインでは、ご利用中の基幹システムと連携し送信・締結・管理などができるサービスをご用意しております。
      • 例えば、「クラウドサイン for Salesforce」では、Salesforceからシームレスに電子契約締結・管理が可能となります。また、「クラウドサイン MAKE」では、kintoneアプリにある顧客、外注先、従業員情報、案件情報などから帳票を自動生成し、契約締結から管理までが可能となります。 その他にもワークフローシステムや文書管理システムなど豊富に連携サービスがございます。詳しくは、こちらから資料をご確認ください。