クラウドサインの社内周知と利用促進のポイント
より多くの部署や社内の従業員の方にクラウドサインを利用してもらうためには、どのように社内周知を行うか・いかに使ってもらう仕組みを作るかが重要となってきます。ここでは、「社内周知のポイント」と「社内浸透のための施策」をご紹介します。
※ページ最下部に、このページのPDF版もございます。ぜひ用途に合わせてご利用ください。
【目次】
社内周知のポイント①基本：社内説明会を丁寧に行う②上層部 / 経営層からトップダウンでの利用周知を行う③業務効率化・コスト削減の文脈で電子化への説明を行う参考資料社内浸透のための施策①基本は電子契約とし、紙の契約はイレギュラー扱いとする②送信者を固定し利用方法の周知を簡素化する③クラウドサインを利用した際にインセンティブ支給を行う④社内文書の利用などでクラウドサインの利用機会を作る⑤送信者だけでなく受信者へ依頼する方へのレクチャーに重きをおく契約書類ごとのメリット受信者へご案内する際の活用資料⑥各部署ごとに送信件数を可視化する番外編連携サービス資料ダウンロード
社内周知のポイント
①基本：社内説明会を丁寧に行う
まずは社内向けのクラウドサイン説明会を必ず実施するようにしてください。
【推奨】社内説明会で説明すべき基本内容
- クラウドサインとは
- 契約を電子化するメリット
- 取引先への説明方法
- 契約締結までの送信フロー
- 困った時の問い合わせ先
②上層部 / 経営層からトップダウンでの利用周知を行う
推進部署からの周知だけでは浸透が進まない際に有効な方法です。周知文書をつくる際に、上層部 / 経営層の名前を借りて、電子化の導入・クラウドサインの活用は全社的な意志だということを表明しましょう。
③業務効率化・コスト削減の文脈で電子化への説明を行う
上記の2点をクラウドサインの導入の説明時に加えることで、自分ごととして捉えるようになります。
- 業務効率化
電子化を行うことで、従来の紙での締結より、どれくらい作業時間が削減される
- コスト削減
「印紙税や郵送料など、紙の契約書での締結にかかっているコスト」と「電子化することで削減されるコスト」など具体数字をあげます
参考資料
社内でクラウドサインをレクチャーする際には、以下のページもご利用ください。
◆管理者向け
└ セミナー動画
◆メンバー向け
└ セミナー動画
社内浸透のための施策
①基本は電子契約とし、紙の契約はイレギュラー扱いとする
クラウドサインを使った契約締結を基本として、紙の契約締結をイレギュラー扱いとすることで、電子化がスタンダードとなってきます。そのために、以下のルールを敷くことをおすすめします。
- 紙の契約書の申請には理由を必須にする
- 申請時のワークフローに、紙である理由を書く欄をつくるなど、システムに反映などを行う。
- 押印申請や押印実施は週に1度など制限を設ける
- 書類完成のスピードが遅くなり、電子契約を選択することに繋がります。
②送信者を固定し利用方法の周知を簡素化する
契約や申請の種類ごとにクラウドサインからの送信フローを分けていると、使用頻度が低い契約書などで利用が遠ざかってしまいます。
そのために、
- 部署ごとや社内全体でクラウドサイン送信担当者を決めて、契約書を送信したい依頼者からの申請を受けてクラウドサインを送信する
※その際に、依頼者を受信者にいれておくことで、依頼者に契約書が送信されたことがアナウンスされます。
③クラウドサインを利用した際にインセンティブ支給を行う
数回でもクラウドサインを利用いただければ簡単さは理解してくれるはずです。最初の一歩を踏み出させるために、クラウドサインを利用した際にインセンティブ支給を行うとよいでしょう。
＜一例＞
- 部署目標を持たせてクリアで飲み会費用を補助
- 1送信あたりOO円のインセンティブを支給する
④社内文書の利用などでクラウドサインの利用機会を作る
人事書類・取締役会議事録・新株予約権発行など、社内文書でクラウドサインをトライアル的に利用することで、便利さを実際に体験していただけます。
【事例】セガサミー様：新規契約の6割を電子化。現場社員の目線に立ったシステム連携で社内利用促進を図る
セガサミー様では、管理職に対して新株予約権を付与した際にクラウドサインを活用。 「グループ会社の管理職が一堂にクラウドサインを利用する機会につながり、それまで電子契約についてあまり理解が進んでいなかった管理職の人たちも、実際に使ってみることでクラウドサインが便利なツールであることに気付いてくれました。このトライアルが結果的にクラウドサインの社内利用の促進につながりました。」
⑤送信者だけでなく受信者へ依頼する方へのレクチャーに重きをおく
クラウドサインを社内で利用する「送信者」へのレクチャーだけでなく、契約書の締結相手である「受信者」へ、丁寧に説明することも重要です。締結相手が理解していないとそもそも電子契約の発生がないためです。
受信者に案内するポイント
- 自社の電子化への方針を伝える
- なぜ契約の電子化を行うか理由を説明します。
- クラウドサインのメリットは受信者にもあることを具体的に伝える
- 取引先のメリット
- 締結スピードアップ
- コスト削減（印紙代・郵便代が不要）
- 書類の紛失リスクをゼロへ
- 押印のための出社が不要
- 契約締結のみなら、取引先のクラウドサインの登録は不要であるとを伝える
契約書類ごとのメリット
- 印紙を貼っている書類
- 印紙代が不要になり、その費用を削減できます
- 印紙を貼る必要があるのか否かを確認する手間が省け、印紙を用意する手間が省けます。
- 貼付漏れで監査に引っかかるなどのお悩みが無くなります
- 営業書類
- 締結までの時間短縮となるため業務スピードが上がり営業活動に時間を使えます
- 月末の契約など即締結が可能になり月ズレを防げます
- 契約書の紛失や保管ミスの軽減
- 雇用関係書類
- 保管管理のスペース不要でクラウド上でいつでも確認可能
- 遠方の被雇用者とも迅速に手続きが進められるため手続き前に入社見送りなどリスクの軽減
受信者へご案内する際の活用資料
実際にクラウドサインを受信した時に、締結までの操作方法を解説した資料となります。実際にクラウドサインで契約書を送ったあとに、別途こちらをお送りし、使い方のサポートができます。
⑥各部署ごとに送信件数を可視化する
クラウドサインの利用が開始されて、少し経ったら、OO部・OOチームなど具体的にどの部署がどのくらい電子化できているかを可視化します。その際に、事前に部門責任者などには計測していくことを伝えておくとスムーズです。
送信履歴CSV（β版）のダウンロードも可能
※エンタープライズプランは対象外
<CSVの例＞
＜送信CSVの詳細はこちら＞
これにより、自分の部署が進んでいないなど展開されるのを恐れ責任者自ら旗振りや推進のサポーターになってくれる可能性が高まります。
番外編
連携サービス
連携サービスを駆使しクラウドサインを触らせずにいつも使っているツールの機能として
クラウドサインでは、ご利用中の基幹システムと連携し送信・締結・管理などができるサービスをご用意しております。
例えば、「クラウドサイン for Salesforce」では、Salesforceからシームレスに電子契約締結・管理が可能となります。また、「クラウドサイン MAKE」では、kintoneアプリにある顧客、外注先、従業員情報、案件情報などから帳票を自動生成し、契約締結から管理までが可能となります。
その他にもワークフローシステムや文書管理システムなど豊富に連携サービスがございます。
資料ダウンロード
上記の内容をPDF資料にまとめました。
用途にあわせてご活用ください。