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フリープランからの切り替えサポートページ

〜 フリープランから有料プランへ切り替えた管理者向け 〜
 
👩‍💻
クラウドサインの有料プランへ切り替えいただき、ありがとうございます。 このページは、フリープランから有料プランへ移行した「導入担当者・管理権限をお持ちの方向け」に、基本情報のおさらいや、プラン切り替えで何ができるようになったのかなどの情報をまとめたものです。スムーズなクラウドサインの利用開始にご利用ください。 またクラウドサインをイチから利用する方向けに、「クラウドサインのはじめかた」もご用意しております。はじめて利用する管理者権限をお持ちの方には、そちらをご案内ください。
 
目次
 

1,基本情報のおさらい

 

「導入後セミナー」への参加方法

 
クラウドサインの有料プランを利用し始めたばかりの導入担当者・管理権限をお持ちの方向けに「【導入後セミナー】はじめてのクラウドサイン」を開催しています。
 
利用方法だけでなく、社内展開する時の注意点なども解説しています。クラウドサインの基本を抑えるためにも、ぜひご視聴ください。
 
💻
リアルタイムで視聴する 1回30分で定期開催 セミナー後半で質問を受け付けております
💻
オンデマンドで視聴する 1回30分で定期開催 好きなタイミングで視聴いただけます
 
　　　　　　　　　　　　　　
 
 

ご要望やお困りごとはサポート窓口へ

 
クラウドサインの契約や操作方法、機能がわからない時や、新たに使い方を広げたいなどご要望がございましたら、以下のクラウドサインのサポートをご活用ください。
 
1. ヘルプセンター　全プラン対応
よくあるご質問や運用時の注意点、各種機能の説明などを、250本以上の記事にまとめています。キーワード検索から、知りたい内容をスムーズに見つけることができます。
ヘルプセンターを見る
2. チャットサポート　全プラン対応
クラウドサインのサービス内の右下に表示される青いアイコンをクリックすることで表示することができます。24時間365日対応のチャットBotが対応し、当てはまるものがなければ、有人対応へと切り替わります。
※有人対応：10:00〜18:00（平日）
チャットサポートの使い方
3. 電話サポート コーポレート/ビジネス/エンタープライズ
電話サポートでは直接オペレータと会話しながら、質問や動作の確認ができます。クラウドサインにログインしていただき、右下のアイコンをクリックすると電話番号が表示されます。
※対応時間：10:00〜18:00（平日）
 

クラウドサインからお送りする3種のメール

 
クラウドサインでは、お客様に必要な情報をご理解いただくこと・より便利にお使いいただくことを目的に、3種類のメールをお送りしています。メールの内容ごとに送信元メールアドレスが異なります。
 
1️⃣
クラウドサインのシステム上の通知メール 送信元メールアドレス：support@cloudsign.jp クラウドサインから送信した契約内容をやり取りするための契約締結に関わる重要なメールです。メールを確実に受信できるようにメールソフト、メールサービスにて「support@cloudsign.jp」をメール振り分け設定をしていただくことを推奨します。 ＜お届けする内容＞ ・確認依頼通知 ・書類情報編集時の通知 ・締結完了通知 ・確認期限ご案内（アカウントがない場合） 配信停止方法：システムから送信されるため、配信停止はできません。
2️⃣
ご利用状況・システム運用（機能アップデートやメンテナンス情報）のご案内 送信元メールアドレス：relation@cloudsign.jp 定期的に、前月のご利用状況や機能更新・システム運用情報をお送りしております。（緊急メンテナンス等で不定期に送る場合もございます。）
より便利にお使いいただける利活用方法も記載されておりますので、管理者や社内担当者の方は購読をオススメします。

＜お届けする内容＞ ・メンテナンス・規約変更に関するお知らせ　※有料プラン・無料プラン共通 ・毎月のクラウドサインからのお知らせ ・活用方法のご案内 ・前月利用レポート ・機能リリースのご案内 ・導入サポート情報 ・その他のお知らせ
 
配信停止方法：メール下部の「このリストの購読を停止する」をクリックすることで配信停止の手続きが可能です。
3️⃣
請求に関するご案内メール 送信元メールアドレス：billing_support@cloudsign.jp 申込時に登録した請求担当者に送信されます。 請求方法・送信のタイミングはこちらをご確認ください。

＜お届けする内容＞ ・請求関連
 
 

2,有料プランでできるようになること

 

①利用できる機能の拡充

 
フリープランでは、契約書の送信、保管、検索といった基本的な動作のみでしたが、有料プランでは、以下の機能がご利用いただけます。
 
プランにより利用できる機能が異なりますので、まずはご自身のプランをご確認ください。お客様のプランは、 ログイン後に右上の登録したお名前（またはメールアドレス）をクリックし、管理画面の「プラン確認」からご確認できます。
 
Light プラン詳細へCorporate プラン詳細へBusiness プラン詳細へEnterprise プラン詳細へ
クラウドサイン基本機能
書類作成・送信◯◯◯◯
電子署名＋タイムスタンプ◯◯◯◯
高度な認証による署名◯◯◯◯
テンプレート作成・管理◯◯◯◯
英語 ＋ 中国語 での契約締結機能◯◯◯◯
一括書類作成・送信◯◯◯◯
書類管理
AI契約書管理機能（送信時）◯◯◯◯
AI契約書管理機能（書類インポート時）◯◯◯
書類情報の管理◯◯◯◯
書類インポート機能※◯◯◯
その他機能
受信者ファイルアップロード機能◯◯◯
監査ログ◯◯◯
Web API◯◯◯
内部統制・セキュリティ
承認権限設定◯◯
シングルサインオン◯◯
IPアドレス制限◯◯
アカウント登録制限◯◯
メンバーグループ（複数部署管理機能）◯
キャビネット（複数部署管理機能）◯
サポート
電話サポート◯◯◯
専任のカスタマーサクセス担当◯◯
※10,000書類まで無料、10,000書類を超えた場合は10,000書類毎にインポート書類保管費用10,000円/月（税込11,000円/月）
 

②アカウント権限が付与される

 
有料プランでは、アカウント権限は、「管理者」と「メンバー」の2種類に分類されます。それぞれ付与された権限でできることが異なります。
 
クラウドサインでは、契約書の管理や閲覧範囲をユーザー権限によって行っているため、権限設定が非常に重要です。設定により見てはいけない人が書類を見れてしまう事故が起きてしまいますので、社内で権限レベルの管理を行うようにしましょう。
 
👤
管理者 管理者とは、以下の最大5つの権限を付与されたメンバーのことです。
👥
メンバー 書類の送受信者。自分が送受信した書類の閲覧や管理ができます。
 
権限名称権限者ができること対象プラン
1チーム管理権限・チーム設定（有料プラン1契約につき1チーム） ・チームメンバーの追加/削除・権限の設定全プラン
2書類管理権限・ チームで送受信した全ての書類（親展書類を除く）の管理・閲覧 ・書類インポート機能を使い、紙の契約書や他社サービスの書類を インポートし、一元管理する全プラン ※書類のインポート機能は、コーポレートプラン・ビジネスプランのみ
3親展書類管理権限チームで送受信した親展書類の閲覧・管理ビジネスプラン ※親展書類の受信は全プランで可能
4承認権限送信フローに含めないと送信できないよう制限する本機能を利用することでアカウントを保持しているメンバーが自由に契約書を送信、締結してしまうことを防ぎますビジネスプラン
5監査ログ閲覧権限監査ログの出力コーポレートプラン・ビジネスプラン
※エンタープライズプランは別の権限があります。詳しくは担当者にお問い合わせください。
 

③社内で送受信した書類を「チーム」として管理ができる

 
有料プランになると「チーム」が発行されます。チームとは、有料状態の契約形態を指し、有料プラン1契約につき1チームが発行され、その中に管理者とメンバーが所属することになります。
 
チームになると、書類管理権限をお持ちの方は、メンバーが締結した書類を一元管理できるようになります。また、アラート機能の設定で、契約更新前の自動メール通知を受けられるので、契約更新漏れも防げます。
 
※有料プランでは、GmailやYahooなどのフリーアドレスのメンバーをチームへ追加できません。ご注意ください

④電子帳簿保存法の保存要件を満たすことができる

 
電子帳簿保存法とは、正式な名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、電子取引（電子契約）を行なった際のデータ保存に関する義務を定めた法律です。
 
有料プランにおいてクラウドサインを利用する場合、下記の要件を満たすことで、電子帳簿保存法で定められている保存方法に対応することが可能です。
 
  • 真実性の確保
  • 関係書類の備付
  • 見読可能性の確保
  • 検索機能の確保
 
加えて、書類情報項目の「取引相手の名称」「契約締結日」「取引金額」の項目を入力することで、電子データで保存する際の要件である「検索機能の確保」を満たすことが可能となります。
 
参考：
クラウドサイン受信時の書類の保存に関して(電子帳簿保存法改正への対応)
 

⑤定常的に結ぶ電子契約につかえる便利機能

 
有料プランでは、「オリジナルテンプレート機能」と「一括送信機能」は、定期的に結ぶ契約の締結作業を効率化することが可能です。
 

オリジナルテンプレート機能

「オリジナルテンプレート機能」は、よく使う書類をクラウドサイン上にテンプレートとして登録でき、書類送信時に何度でも呼び出して利用することができます。同じフォーマットの契約書を大量に反復して締結する場合などに、送信作業を効率化することができます。
 
具体的な設定方法はこちらをご確認ください：オリジナルテンプレートを活用する
 
💡
利用例
  • 営業部署から送る雛形が決まっているサービス申込書
  • NDAなど文言に変更がない契約書
 
※注意事項 • テンプレートは作成者のみが編集 / 削除が可能です。 • 書類管理者であれば、作成したテンプレートをメンバーに共有して利用することが可能です。
 

一括送信機能

 
「一括送信機能」は、氏名、金額、支払期限、個別条件といった契約毎に異なる文言をCSVデータで読み込む機能を搭載しており、大量の契約書を瞬時に自動作成することができます。
 
具体的な設定方法はこちらをご確認ください：一括送信機能
 
💡
利用例
  • 自社が雇用する契約社員との雇用契約を更新する
  • 個人情報の取扱同意書を複数のクライアントと締結し直す
  • 自社の従業員全員にストックオプションを配布するため個別契約を締結する
 
 

３,基本的な契約送信・ 受信方法〜締結完了の確認

 
 

基本的な送信方法

 
 
①新しい書類の送信 クラウドサインにログインして画面左上にある「新しい書類の送信」ボタンをクリックします。
 
②書類の準備 「新しく書類（PDF）をアップロード」または「テンプレートから書類を準備」をクリックして、書類を用意します。1度の送信で、複数枚のPDFをアップロード可能です（アップロード操作は1枚ずつ必要です）。
参考：アップロードできるPDFファイルの容量に上限はありますか
 
③タイトルを入力する 必須項目である「タイトル」を入力します。記入後、「次へ」ボタンをクリックします。タイトルは、受信者である先方にも表示されます。
④書類情報を入力する任意 書類情報を任意で入力することが可能です。契約開始日、契約終了日などを設定することができ、書類の管理がより便利になります。
⑤宛先を設定する
「宛先を追加」左の「+」（プラス）ボタンをクリックし、「メールアドレス」「氏名（敬称不要）」「会社名」を入力して、「追加」ボタンをクリックします。 契約締結をする相手のメールアドレスを確認し、その方には契約締結の権限があるかなどを事前に確認しておきましょう。 ※確認依頼メールの宛先に「様」は自動で追加されます※宛先は取引先の担当者だけでなく、自社の上長や取引先担当者の上長など複数名を登録できます。
 
 
⑥入力項目の設定 任意で入力項目の設定をします。設定が終わったら「次へ」ボタンをクリックします。
※「フリーテキスト」や「押印」「チェックボックス」などの入力項目をドラッグし、ファイル上でドロップします。ドロップした入力項目から「この入力項目を誰に割り当てますか」と吹き出しがでるため、対象者を選択します。ご自身を選択すると、自分で入力できます。
参考
 
💡
「押印」と「フリーテキスト」とについて
クラウドサインでは、あくまで「押印」は一般的な商慣習にあわせた、擬似的なものです。
「押印」なしでも、送信者が送ったファイルに受信者が確認・同意をすることにより、合意締結が成立します（締結済みのPDFに、相互同意を示す改ざん不可能な電子署名が付与されます）
また、フリーテキストを設置して、必ずお相手の方に氏名を記入いただかなければいけないということはありません。
 
⑦送信内容の確認
送信内容を確認し、問題なければ「送信する」ボタンをクリックします。その後、確認画面が表示されるので、もう一度「送信」ボタンをクリックします。
 
 
 
💡
送信費用200円がかかるタイミング
最後の「送信する」ボタンを押した時点で送信費用の200円（税別）が発生します。
ボタンを押すと同時に改ざん不能な電子署名が施されるため、送信した書類が締結に至らず却下・取り消し操作を行なった場合でも費用がカウントされます。
 
よくある送信時の失敗例
  • 複数ファイルを添付する必要あったが、抜け漏れていた
  • 宛先を複数設定するはずが抜け漏れていた
  • メールアドレスが間違っていてエラーメールとなった
この場合も送信費用がかかるのでご注意ください
 
参考
 
　　　　　　　　　　　　　　　　　これで送信操作は完了です。
 

受信者の見え方

 
 
 
参考
 
✅
受信者の注意点
  • 受信者はクラウドサインに登録することなく合意締結が可能です。したがって、費用も一切発生いたしません。
  • 契約書が締結された後に、締結完了メールが送信者・受信者の両者に届きます。 クラウドサインに登録していない受信者の場合、締結完了メールに記載のリンク（有効期限は10日間）、または添付ファイルから締結済み書類を確認できます。
 
クラウドサインでは、書類を受信した方が他の決裁権限者に転送することが可能です。 例えば、現場の担当者宛にクラウドサインで契約書を送付し、受信した担当者が社内の決裁権限者に転送、適切な決裁者が同意することで、法的な有効性を担保することができます。
 
参考
 

締結完了 | 電子署名とタイムスタンプを確認する

 
クラウドサインで締結した書類のPDFには、電子署名とタイムスタンプが付与されます。
 
詳しい確認方法は、以下の参照ページをご確認ください。
 
参考：電子署名とタイムスタンプを確認する
 

4,活用促進のためにできること

 
社内で電子契約を浸透させるには、業務が「便利になること」を知ってもらう周知やコミュニケーションが重要になってきます。また、そのベースとなる電子契約の利用状況の把握・管理も重要です。
 

社内説明会の開催

 
有料プランに移行したことで、メンバー登録をして、クラウドサイン利用する人が増える場合、社内説明会を実施しましょう。
 
📢
【推奨】社内説明会で説明すべき基本内容
  • クラウドサインとは
  • 契約を電子化するメリット
  • 取引先への説明方法
  • 契約締結までの送信フロー
  • 困った時の問い合わせ先
 
社内説明会資料のテンプレートのご用意もございますので実施内容に合わせてご活用ください。
また、クラウドサインの運用・操作マニュアルも合わせて作成するとより効果的です。
 

取引先への周知を行う

 
取引先と電子契約での締結をスムーズに行うため、しっかりと周知できる体制を社内でも整えましょう。取引先に案内するポイントは以下となります
 
💁
取引先に案内するポイント
 
  • 自社の電子化への方針を伝える
    • なぜ契約の電子化を行うか理由を説明します。
  • クラウドサインのメリットは取引先にもあることを伝える
    • 取引先のメリット
      • 締結スピードアップ
      • コスト削減（印紙代・郵便代が不要）
      • 書類の紛失リスクをゼロへ
      • 押印のための出社が不要
  • 契約締結のみなら、取引先のクラウドサインの登録は不要であるとを伝える
 
 

取引先へご案内する際の活用資料

クラウドサインのサービス紹介動画
クラウドサインを初めて受信される方向けにサービスの紹介をした動画です。サービスを利用する際に不安がある方に対し、視聴を依頼してください。
 
 
メールでの案内文例サンプル（Word）
電子契約での締結のお願いとメールアドレスを取得するためのメールの雛形文です。取引先へ契約書をクラウドサインで締結したい旨をお伝えする時にご活用ください。
 
電子契約での締結のお願い（PDF）
クラウドサインに移行する案内を1枚にまとめました。印刷して紙の契約書に同封し、次回以降の依頼に活用できます。
 
受信者向けクラウドサインご利用ガイド（PDF）
実際にクラウドサインを受信した時に、締結までの操作方法を解説した資料となります。実際にクラウドサインで契約書を送ったあとに、別途こちらをお送りし、使い方のサポートができます。
 
 

テスト環境を発行し、実際の動きを確認する

 
テスト環境では送信料金が発生せずに、クラウドサインのテスト送信が行えます。ご希望の場合は下記のフォームからお申し込みください。
 
※テスト環境発行や送信に費用はいただきません ※テスト環境で契約書を送信した場合、契約締結の効力はありません
 
 
参考
 

ユーザーコミュニティ「Re:Change」に参加する

 
クラウドサインのユーザーコミュニティ「Re:Change」では、契約業務における様々な課題や組織のDX推進について、クラウドサインを活用し解決するための実践的なノウハウや事例を共有しあう場としてご活用いただいております。運用や社内浸透にあたってぜひご活用ください。
 
 

他社事例から学ぶ！活用が浸透している取り組み

 
クラウドサイン活用が進んでいる企業様では、自社にマッチした様々な施策を行っています。そのなかで3つの例をご紹介します。
 
1️⃣
完全電子化にする
紙で締結する選択肢をなくし、すべての契約を基本的に電子としています。同時に、社内教育の推進を行っています。社内関係者も電子化への知識やクラウドサインの利用方法を学ぶ必要が出てくるため、活用が浸透していきます。
 
2️⃣
社内で推進役を決める 決裁権限を持つリーダー（担当執行役員など）をアサインし、社内調整などをスムーズに進めています。また、現場の声と会社の方向性をすり合わせるルールを制定することで、使われる業務システムへとなるように整備しています。
 
3️⃣
契約電子化の成果を可視化し目標を決める コスト削減目標やリードタイム削減目標、最終結果としての電子化率を目標化しています。それを現場レベルで周知することで、社内推進だけでなく、社外説得にも活用しています。
 
 

クラウドサインの稼働状況をチェックする

 
クラウドサインのサイトや API に障害が発生した場合、障害情報やメンテナンス情報・最新情報を、以下2つのステータスページにて公開します。
メンテナンス情報はダッシュボードのお知らせでも確認可能です。
 
参考
 

5,よくある質問と用語集

 

有料化プラン切り替え時によくある質問

メンバー追加時に「〇〇はすでに使われています」とエラーが表示される
既にクラウドサインのアカウントを持っており、他チームに所属しているためです。同じメールアドレスで、複数チームに所属することはできません。別のメールアドレスを用意し、メンバー追加を行なってください。
 
どのタイミングで送信料金200円がかかりますか
課金のタイミングは、送信者が書類を送信した時点となります。 複数のPDFを添付したり、送信順を複数設定しても、1件換算となります。
また、以下の場合も課金対象となります。送信時に改ざん不能な電子署名が施されるためです。
  • 書類に不備があり、取り消しや却下を行なった
  • 受信者のメールアドレスが間違っていて届かなかった　など
入力項目（フリーテキスト、押印、チェックボックス）を設定しなくても契約は有効ですか
有効です。
クラウドサインでは書類の送信時と同意時に（入力項目を設定した場合にはその入力項目にも）改ざん不能な電子署名を施しております。
そのため、契約内容を全て記載した状態のPDFをクラウドサインにアップロードし送信して、受信者に「同意する」というボタンを押していただくだけで契約は有効となります。
 
なお、当サービスにおける「押印」は、一般的な商慣習にあわせた擬似的なものですので、証拠力と直接的な関係はありません。
書類管理者にどんなメールが届くか教えてください
クラウドサインの「書類管理者」には、以下のメールが届きます。
書類管理者に届くメール
電子署名とタイムスタンプはいつ付与されますか？
クラウドサインでは以下のタイミングで電子署名およびタイムスタンプを付与しております。
【電子署名】 1.書類の送信時
送信者が書類を送信した段階で、送信者が書面に同意した記録として電子署名を付与します。
2.書類への同意時 受信者が書類の内容に同意する操作を行い、締結が完了した段階で、受信者の書面に対する同意の記録として電子署名を付与します。入力項目が設定されていた場合、入力項目の数だけ電子署名を付与します。
3.受信者の転送時（有料プランの場合のみ） クラウドサインの転送機能を利用して、受信者が他の権限者に転送をした場合、転送を行なった受信者の記録として電子署名を付与します。
【タイムスタンプ】
  1. 締結が完了した時
受信者全てが書類の内容に同意する操作を行い、締結が完了した段階で、受信者の書面に対する同意の記録として「タイムスタンプ付き電子署名（PAdES-T）＋文書タイムスタンプ＋検証情報」（PAdES-A）を付与します。
 

用語集

クラウドサインを利用する際に使われる用語をまとめました。
 
 

ユーザー向け活用サポートサイト【クラウドサイン コンパス】

クラウドサインの初期理解ができましたら、ユーザー向け活用サポートサイト「クラウドサイン コンパス」 もご活用ください。お役立ちセミナーや用語集など、より活用していただくための情報を発信しております。
※今後は上記の方法でアクセスいただくか、ブックマークいただくことをおすすめします
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